Blog door Elise van den Bosch, Office 365 adoptieconsultant
Ik weet nog goed dat ik voor het eerst in aanraking kwam met Office 365. Als jonge starter op de arbeidsmarkt, met belangstelling voor alles wat op mijn pad kwam, heb ik – denk ik – per ongeluk de indruk gewekt dat ik wel wist wat Office 365 allemaal inhield. Het bedrijf waar ik werkte, maakte de overstap naar Office 365 en al snel werd me gevraagd om mee te doen in een Office 365 project.
Ik werd verantwoordelijk voor de interne communicatie op het gebied van Office 365 binnen de organisatie. Ik ben toen gelijk in de materie gedoken, want het laatste wat ik wilde was voor joker staan tegenover mijn collega’s.
Werken in de cloud
Om een lang verhaal kort te maken: ondanks mijn interesse voor ICT heb ik in die tijd veel baat gehad bij de hulp van een adoptieconsultant. De cloud lijkt zo vanzelfsprekend en met alle middelen en producten die Microsoft aanbiedt om het werken makkelijker te maken, zou je toch prima direct aan de slag moeten kunnen?
Overstap naar Office 365
Nu ik zelf adoptieconsultant ben, zie ik dat ik niet de enige ben die Office 365 niet meteen als iets vanzelfsprekends ziet. Om een overstap te maken vanuit de werkwijze die je zo gewend bent en waar je je al zo lang prettig bij voelt naar een nieuwe werkwijze, dat vergt geduld, aandacht en het vermogen om jezelf aan te passen. De waan van de dag, drukke agenda’s en alle dagelijkse werkzaamheden, zorgen ervoor dat het lastig is om dat geduld en die aandacht op te brengen. Herkenbaar?
Hoe zorg je ervoor dat een organisatie, met heel veel verschillende soorten medewerkers mee wil en kan in een digitale verandering, zoals de overstap naar Office 365?
1 | Betrek medewerkers vanaf het begin
We zien vaak dat organisaties vanuit verschillende overwegingen overstappen naar de cloud. Maar wat levert een overstap op voor de medewerkers? Biedt hen dit voordelen en zo ja, welke? Ik vind dat Office 365 veel voordelen biedt voor eindgebruikers. Om dit te laten zien nodigen we bij Unica Schutte ICT organisaties vrijblijvend uit om samen met een groep van ongeveer tien medewerkers deel te nemen aan een inspiratiesessie. Op deze manier kunnen medewerkers zelf ervaren wat Office 365 voor ze kan betekenen. Ook workshops kunnen nuttig zijn, niemand kan immers een beter beeld schetsen van wat er in een organisatie speelt dan medewerkers zelf. Laat medewerkers zelf vertellen wat hun behoefte, wensen, eisen, rollen en angsten zijn.
2 | Duidelijke communicatie
Door iedereen te laten weten wat je gaat doen:
- Wat is de aanpak
- Wanneer kunnen gebruikers wat verwachten
- Hoe worden gebruikers geholpen
Dit neemt de eerste weerstand weg. Medewerkers weten wat er speelt, wat de voordelen zijn, voelen zich betrokken en kunnen zich voorbereiden.
3 | Ondersteuningsplan
Ervan uitgaan dat medewerkers zichzelf wel kunnen redden in een overstap naar Office 365 is een verkeerde interpretatie, waar ik veel organisaties op terug zie komen. Als medewerkers zich niet prettig voelen in een nieuwe werkomgeving is het erg lastig om achteraf de weerstand weg te nemen en hun vertrouwen terug te winnen. Mijn advies is om medewerkers passende ondersteuning te bieden. Ik adviseer dan ook graag in welke verschillende middelen en methoden passen bij de organisatie.
4 | Evalueer
Door te evalueren kom je erachter of jouw adoptiemethode geslaagd is. Met behulp van een enquête kan achterhaald worden of medewerkers nog extra behoefte hebben aan informatie of ondersteuning.
5 | Nazorg
Nazorg is misschien wel het belangrijkste punt van deze vijf tips. Als het moment van training en ondersteuning voorbij is, duiken medewerkers pas echt in de omgeving. Vanaf dat moment gaan ze zelf aan de slag met de nieuwe functionaliteiten en dan moet je maar net weer die knopjes weten te vinden en de juiste handeling weten uit te voeren. Juist dan is het prettig als je ergens terecht kunt. Als er iemand is waar je een vraag aan kunt stellen, je probleem neer kunt leggen of om advies kunt vragen.
Elise van den Bosch
Office 365 adoptieconsultant